Traslochi Aziendali: Consigli per il Successo
I Traslochi aziendali possono essere molto impegnativi, ma una pianificazione precisa e una gestione tempestiva degli eventi sono la chiave per il successo. La difficoltà di organizzare il trasloco infatti, si somma con la necessità di continuare a lavorare negli uffici di partenza ed essere pronti alla ripresa nei nuovi spazi.
L'organizzazione è quindi fondamentale per trasformare un impegno massivo in un “traslochino”.
La prima cosa da fare in caso di traslochi aziendali è fare una lista di priorità e scadenze. In entrambi i casi, occorre la collaborazione di tutti gli uffici che compongono l'azienda: l'ordine e la condivisione delle scadenze è l'unica via in caso di traslochi aziendali.
Organizzazione dei traslochi aziendali: anticiparsi è meglio
Almeno un mese prima del trasloco, ciascun ufficio o dipartimento dovrà procedere ad un inventario di tutto ciò che è presente nei propri spazi (inclusi sale riunioni, cucine ecc.) e di seguito preparare una lista di materiali, documenti, mobili e suppellettili che non intende portare nei nuovi uffici.
In questo modo si ottengono due benefici: da un lato si svuotano gli ambienti da cose inutili e che occupano spazio, dall'altro si può prevedere in tempi consoni allo smaltimento. Che si tratti di documenti o fascicoli obsoleti, di apparecchiature elettroniche che nessuno usa o non necessarie nel nuovo ufficio, c'è tempo e modo affinché vengano distrutti, riciclati o donati in beneficenza.
Inoltre, la quantità di mobili e scatoloni che viene spostata incide sui costi dei traslochi aziendali, quindi uno scarto preliminare consente una stima ben definita.
Una volta definito cosa dev'essere spostato e cosa smaltito si potrà procedere all'inscatolamento. In linea di massima, per i traslochi aziendali si procede come per i traslochi di casa: si mettono via le cose che siamo sicuri di non dover utilizzare fino a trasferimento avvenuto.
Nel caso di traslochi aziendali è però necessario calcolare in maniera precisa il numero degli oggetti piccoli, medi e pesanti presenti in ogni spazio, dalla reception alla sala riunioni passando per l'eventuale cucina. Parallelamente occorre creare una lista delle attrezzature e definire quindi il numero e la tipologia di scatole necessarie per ogni area dell'ufficio.
Ciascun ufficio avrà quindi i propri scatoloni da riempire, ma occorre che le linee guida siano condivise: le scatole iù piccole sono adatte per oggetti piccoli e pesanti come i libri, i telefoni o il materiale di cancelleria. Quelle un po' più grandi, per le attrezzature elettroniche, quelle di grandi dimensioni possono essere destinate a materiali più leggeri e così via. Ovviamente gli oggetti più fragili dovranno essere ben imballati, includendo nello scatolo della gommapiuma per riempire gli spazi vuoti, del pluriball o del tessuto trapuntato per schermare eventuali stoviglie, quadri o specchi, e infine una pellicola a protezione degli schermi della strumentazione tecnologica. .
Maggiore è il tempo che si ha a disposizione prima dei traslochi aziendali, minore sarà lo stress che causeranno. Quindi: niente corse dell'ultimo minuto. Occorre una pianificazione attenta dei tempi che sono necessari alla preparazione generale e il monitoraggio della sua evoluzione.
Le scatole riempite devono essere stoccate in attesa del trasloco. Scegliere cartoni di alta qualità, resistenti e impilabili, lo spazio necessario sarà minimo.
Con le dovute eccezioni, dovute alla natura peculiare del proprio business, a circa una settimana o dieci giorni alla data fissata per il trasloco vero e proprio, occorrerà prevedere una riduzione massiva di tutti gli oggetti, mobili, documenti e strumenti che servono per continuare ad operare: fare in modo che più uffici condividano una stampante, per esempio significa poter imballare le altre. È importante che le singole attrezzature elettroniche non vengano separate dai cavi che le connettono all'alimentazione agli altri strumenti: basta avvolgerli nella pellicola e fissarli con il nastro adesivo al disposiztivo di appartenenza per evitare spiacevoli inconenvienti.
La nostra ditta di traslochi napoli può esserti utile per i tuoi traslochi aziendali, non esitare a contattarci.
